仕事・働き方

チャットによるコミュニケーションで意識するべき8つのこと

最近リモートワークの機会が多くなり対面によるコミュニケーションが減りました。

そこでチャットによるコミュニケーションが重要になってくるのですが、うまく仕事を進めるうえで意識するべきことはありますか?

こんにちは、在宅勤務をはじめてから独り言が多くなったゆきはるです。

在宅勤務などのテレワークが浸透し、対面によるコミュニケーションからチャットによるコミュニケーションがますます重要になってきました。

対面によるコミュニケーションしか経験してこなかった人ほどチャットによるコミュニケーションに苦戦しているのではないでしょうか。

そこで今回はチャットによるコミュニケーションで意識するべきことについて紹介していきます。

  • 誰宛てのメッセージか明確にする
  • 伝えたいことをはっきりさせる
  • リアクションによるコミュニケーションを活用する
  • メールとの違いを理解する
  • 相手を受け入れる姿勢を持つ
  • スレッドを活用する
  • 即座の返信を求めない
  • チャットでの叱責は厳禁

いきなりすべてを実践しなければならないというわけではありません。

ひとつだけでも効果がありますので、「なるほど!やってみよう」と感じたものだけでも実践してみてください。

ちなみに僕がよく使っているチャットツールは以下の子たちです。

  • Microsoft Teams
  • Slack
  • Discord
  • LINE

仕事ではTeamsやSlackが中心ですね。

そのためこの2つのツールを想定した言い回りが多くありますが、ご自身が使われているツールの用語に置き換えて読んでみてください。

仕事におけるコミュニケーションはどうなっていくか?

「いずれはまた対面によるコミュニケーション中心の働き方になっていくんでしょ?」

と思われるかもしれませんが、僕はそうならないと考えています。

おそらく今後は対面&チャットのハイブリッドなコミュニケーションが主流になっていくのではないでしょうか。

何時から何時まで働くのか=時間の選択
どこで働くのか=場所の選択

特にこの2点は個人によって最適な選択は異なりますよね。

朝が得意な人もいれば苦手な人もいるし、オフィスで働くのが一番生産性が高いという人もいれば自宅やカフェの方がよいという人もいるでしょう。

そしてチームで働くうえで落ち着く妥協点がハイブリッドなのです。

僕は朝早いのは全然苦ではない派です。
しかし満員電車といった通勤による負担がモチベーション低下の要因でした。

ゆきはる

特に僕のようなエンジニアには「自分一人の世界で仕事に集中したい」なんて人が少なくありません。

そしてそういった人は転職を考えるときに「テレワークを許している会社かな?」を確認することでしょう。

おそらく僕もそうします。

そこで企業側は、従業員の満足度(いわゆるEmployee Experienceというやつ)を高めるため優秀な人材を集めるために会社の制度を見直して働きやすい環境を提供していく必要が出てきます。

「今まで対面でうまくいっていたんだから、対面でやっていかなきゃだめだ!」

そういった先入観を捨てきれずに変化を拒む企業は今後減っていくのではないかというのが僕の予想です。

変わっていくことは不安も大きいですが、それ以上にワクワクの方が大きいですよね。

ゆきはる

チャットによるコミュニケーションで意識するべき8つのこと

さて、ここから本題です。

対面によるコミュニケーションと比べてチャットによるコミュニケーション伝え手が受け手のことをより考える必要があると考えています。

ただし、考え込みすぎてコミュニケーションを取ることをしないということにはならないようにしましょう。

意識するべきことは以下の8つです。

  • 誰宛てのメッセージか明確にする
  • 伝えたいことをはっきりさせる
  • リアクションによるコミュニケーションを活用する
  • メールとの違いを理解する
  • 相手を受け入れる姿勢を持つ
  • スレッドを活用する
  • 即座の返信を求めない
  • チャットでの叱責は厳禁

それぞれについて解説していきますね。

誰宛てのメッセージか明確にする

オープンチャットでメッセージを発信するときには必ず「誰宛てなのか?」がわかるようにしましょう

チャットは気軽に発信できる反面、受け取る側が「あれ、これって自分に向けて言ってる?」ということが曖昧になりがちです。

そこで意識してほしいのが、伝えたい相手がいる場合や返信が欲しい場合には必ずメンションをすることです。

メンションとは?

メンションとは、メールで言うところの宛先にあたる人です。
「@XXXX」などで指定することができます。(XXXXはユーザ名やグループ名)

オープンで蓄積型のチャットツールでは、情報の受け手が自分に必要な情報を取捨選択します

そのため、中には自分にメンションされていない=関係ないと判断して内容を確認しない人もいるかもしれません。

メンションすることで強調されてかたちで相手に通知されるため気づいてもらえる可能性があがります。

「メンションしないでチャットする=全員CCでメールする」と同じです。

宛先(To)なしでメールする人はいないですよね。

ゆきはる

伝えたいことをはっきりさせる

チャットではできるだけ曖昧さを排除して丁寧に・明確に物事を伝えることを意識しましょう。

やりすぎくらいがちょうどいいかもしれません。

なぜなら、対面だと声の抑揚表情といった情報で伝わる微妙なニュアンスがチャットでは伝わりづらいからです。

そのため主語・述語・目的語をはっきりと伝えることで無駄なやりとりを減らすことができます。

よくない例

お疲れ様です!

資料作りました!かなりの自信作なのでみてくださいねー

よい例

○○さん(メンション)

××様向けの提案資料を作成したので、フィードバックをお願いします。
資料はこちらです ➡資料のリンク(添付)
なお、××様には●月▲日に送付する予定なので●月△日までには返信いただきたいです。

かなり極端な例にしていますが、よい例の方が受け手が何をして欲しいのかがわかりやすいですよね。

僕の場合、誰かに行動してもらいたいときにはいつまでにやってほしいかを明確に伝えるようにしています。

そうすることで、相手に緊急性が伝わり行動するための予定を立てやすくなります。

ゆきはる

リアクションによるコミュニケーションを活用する

チャットツールにはリアクション機能があります。

リアクションのイメージ
リアクションのイメージ

リアクション機能とは、メッセージに対して上記のようないいねマークやにっこりマークのことです。

付けられるマークはツールによって異なりますが、どのツールであってもリアクション機能は付いています。

どのツールにもある機能ということは、それだけ重要な機能ということですね。

活用しない手はないですよ!

ゆきはる

リアクションも立派なコミュニケーションツールです。

いいねマークひとつでさまざまなコミュニケーションを取ることができます。

  • 了解です!
  • 確認しました
  • 気に入りました
  • OK/NG

このようにケースバイケースでこんな意味を持たせることができるでしょう。

もちろん、受け手によっては誤解を生むようなこともあるので注意が必要です。

誤解を減らすために伝え手が意識的にリアクションを促す方法があります。

たとえば「~確認が終わったら”いいね”のリアクションをお願いします」と伝えることで、受け手の負担を減らすことができて伝え手も早く返事がもらえてみんながラクになります。

リアクションを使って時短・効率化を実現しましょう♪

ゆきはる

メールとの違いを理解する

チャットなのにメールと同じような使い方をしていませんか?

「いつもお世話になっております。」
「お疲れ様です。○○です。」
「以上、よろしくお願いいたします。」

たとえばこういったメールの定型文のような枕詞です。

チャットではこのような言い回しは不要なことがほとんどです。

なぜなら、長文になりがちで見づらくなり、返信も堅くなりがちだからです。

チャットはどちらかというと会話に近いイメージです。

円滑なコミュニケーションを取るために、定型文をなくして発信しやすい雰囲気を作ることが大切です。

特に同僚やチーム内はお互いが話しかけやすい方が仕事しやすいですよね。

言い回しを少し工夫するだけで働きやすいチームに近づけますよ。

ゆきはる

相手を受け入れる姿勢を持つ

チャットによるコミュニケーションでは相手を受け入れる姿勢が大事になります。

これまで当たり前だったことが当たり前ではなくなります。

僕の身の回りでも、

「仕事以外の話をしなくなった」
「雑談が減った」
「ちょっとした会話がなくなった」

という悩みを多く耳にします。

そこで、1on1の時間を有効活用したり会議の頭でアイスブレイクの時間を取ったりするのもよいかもしれませんね。

ただしそれだけでは、クローズドなコミュニケーションしか取れないという課題が残ります。

そこで必要になってくるのが相手を受け入れて、雑談も許容するような風土を作りではないでしょうか。

発信者が気兼ねなく投稿できることで、コミュニケーションは加速していきます。
コミュニケーションの加速は仕事のスピードにも大きく影響します。

誰もが気軽に雑談ができる場があっても、1人ひとりが相手を受け入れられなければあまり意味をなさないでしょう。

そこで意識して欲しいのが、感謝の意はなるべく言葉で伝えることです。

すべての返信をいいねマークなどのリアクションだけで済ませてしまうと、発信側としても少し寂しいですよね。

僕は「ありがとうございます」という言葉は意識して伝えるようにしています。
チャットだと履歴にも残るので、何度も目にして何度も嬉しくなれちゃいますよね。

ゆきはる

スレッドを活用する

チャットはメールと同じように、やりとりを記録として残すことができるというメリットがあります。

口頭で言った言わないの責任の押し付け合いなんて、誰も望まないですよね。

このメリットを最大限に活かすためにスレッドを意識して投稿できるとコミュニケーション煩わしさが大きく軽減されます。

あとで見返すときのために管理しやすいチャットを心がけることでみんながハッピーになれます。

チャットは情報量も多くカオスになりがちです。
あとで見返すことを意識して発信できるようになると、ワンランク上のビジネスパーソンになれますよ。

ゆきはる

即座の返信を求めない

「チャットすればすぐに返信がくるだろう」

もしかしたらこんな固定観念を捨てきれない人がいるかもしれません。

チャットだと、相手の詳しい状況はわからないですよね。
もしかしたらすごく忙しいかもしれません。

そのため、メールと違って気軽にやり取りできるチャットだからこそすぐに返信を求めないようにしましょう。

「即返信が社会人の常識だ!」
という声も聞こえそうですが、少し考えてみてください。

働き方やペースは人それぞれです。
それは、やり方がチャットになったからといって変わりません。

お互いが即座の返信を期待せずに自分のペースでやりとりできるような文化を定着させることで、結果的に全体の生産性向上につながります。

十人十色。
自分はすぐに返信するからと言って相手にも同じことを求めないようにしましょう。

ゆきはる

チャットでの叱責は厳禁!!

チャット上で名指しによる攻撃(叱責)は絶対にしてはいけません

なぜなら、攻撃された側の心理的負担がとてつもなく大きいからです。

繰り返しになりますが、チャットツールのやりとりはすべて蓄積されます。
つまり、履歴が残るということです。

攻撃された側は、その履歴を見るたびに悲しい気持ちになるでしょう。

いくら攻撃した側や周囲が気にならないからといっても、攻撃された側のキズは残り続けます。

一時の感情に流されないように、相手の気持ちを考えられる余裕を持てるとよいですね。

「こういった行動をすると相手はどう感じるか?」
忙しいときほど意識できるといいですね。

ゆきはる

まずはひとつから行動に移してみましょう

悩み解決

いかがでしたでしょうか?

新しい気づきがひとつでもみつかったのであれば幸いです。

世界中で働き方が急速に変わってきていることはみなさんご存じのとおりと思います。
そんな中、活躍できるのは先入観を捨てられる人材だと考えています。

「いままではこれが普通だった」「過去はこれで上手くいった」
こういったナレッジがすべて不要だとは言いませんが、目の前にもっと効率的なやり方があるのにもかかわらず変化を拒むのは避けた方がよいでしょう。

「まずはひとつ試しにやってみる」

ことからはじめてみてください。

最後までお読みいただきありがとうございました!

-仕事・働き方